• Guido Palm

Drie-stappenplan eenvoudig automatiseren

Durf te vragen


Nieuwe software selectie, Patchpunten, Wifi Mesh, Dynamics, Navision, en veel woorden die ter plekke verzonnen lijken. Je weet dat het moet maar automatisering kost bakken met geld. Je ogen branden, alles wordt wazig en in je hoofd knippert een neon bordje met de letters ERROR!


Terugkerende onzin


Je bent als MKB’er goed in wat je doet, maar alles eromheen lijkt een zwart gat. Onzinnige bezigheden als boekhouding, accesspoints, informatiebeveiliging… je droomt ervan dat ze vanzelf worden opgelost. Dan klopt een `enthousiaste ICT’er op de deur van je kantoor en belooft al je zorgen weg te nemen. Alleen nog een handtekening op het lijntje. Je denkt 30 wifi-netwerken te hebben, blijken het accesspoints om de verbinding overal in het gebouw optimaal te houden. Of een geautomatiseerde facturering voor je 6 rekeningen per maand. En de hoofdpijn, die is niet minder geworden, maar wel duurder. Ik zie het bijna dagelijks bij mijn klanten: het leed dat IT heet.


4 Vragen voor jezelf

Zit ik dan voor eeuwig opgescheept met de rompslomp? Ja en nee. Ja, omdat je als eigenaar van je bedrijf natuurlijk altijd moet weten waarom je automatisering aanschaft. Het is daarom belangrijk eerst te sparren met iemand over de prioriteiten binnen je bedrijf:

1. Welke harde eisen heb je? (Must Haves)

2. Waaraan zou het moeten voldoen en zijn er alternatieven? (Should have)

3. Welke wensen heb je? (Could have)

4. Wat wil je zeker niet? (Won’t have)

Deze zogeheten MoSCoW-methode creëert duidelijkheid. Pas als je een beeld hebt van wat er kan en wat je nodig hebt, kun je overgaan tot aanschaf of uitbesteding.

Keep it simpel!

Ik zat laatst tegenover een klant. Diepe frons in zijn voorhoofd en een zucht: “wat moet ik nou met die software?” Mijn klant verkoopt machines. Hij is eigenaar van een goed lopend bedrijf en heeft twee dames op kantoor. Ze houden voor hem klappers bij met de cijfers van de in- en verkoop. Iedere zaterdag bestudeert hij de klappers. Al jaren runt hij met veel succes zijn bedrijf. Simpel, functioneel en winstgevend. Heeft het zin om hem uit te leggen wat verschillende boekhoudsystemen eventueel voor hem kunnen doen “Heb ik geen PowerPoint, rapporten of modellen voor nodig,“ is de reactie van de klant. “Ik heb mijn klappers en mijn dames die alles voor mij bijhouden.” Conclusie: Het automatiseren van de facturering is helemaal niet nodig. Helder toch!


Warm Water uit de kraan


Automatisering is te vergelijken met warm water uit de kraan. Technische vooruitgang die terugkerende taken verlicht. Oké, het is een stevige investering om het systeem aan te leggen, maar je hoeft geen emmers water te halen om die op het vuur te verwarmen. Warm water altijd beschikbaar zijn en is altijd rendabel. Vertaald naar het MKB betekent dit meer tijd, minder kosten en een grotere winst.


Wanneer loont het wel? Helaas, er is geen one-fits-all principe. Stap 1: Durf te vragen. Ga aan de slag en praat open met mensen die verstand van zaken hebben. Ik help je daarin graag verder!