Het zijn bijzondere tijden waarin we terecht zijn gekomen.
Vanaf de ene dag op de andere zitten we thuis, met beperkte mogelijkheden om elkaar te spreken. De vergaderzalen en kantoren staan leeg. ‘Gelukkig’ bestaat er zoiets als video vergaderen. Ooit als science fiction in tekenfilms bedacht heeft Chriet Titulaer in de jaren 80 de eerste versie op televisie geïntroduceerd. De afgelopen jaren is videobellen al gemeengoed geworden met de introductie van Skype, Whatsapp en Facetime.
Ook video vergaderen is in de zakelijke wereld afgelopen jaren opgekomen door middel van dure conference kamers waar professionele apparatuur is opgesteld.
Wat nu aan het gebeuren is, is de volgende stap waarbij men met meerdere mensen vanaf diverse (vaak thuis) locaties een vergadering houden. Door noodzaak gedreven grijpt iedereen naar het middel van video vergaderen om de dagelijkse werkzaamheden op te pakken. Meest gebruikte systemen zijn Zoom, Skype for Business, Teams, Cisco Webex en (voor de Apple fan-boys) Facetime.
Helaas merken we in de praktijk dat het niet altijd alle vergaderingen soepel verlopen. En dan hebben we het niet meer over techniek maar etiquette (voor de jongeren onder ons, gedragsregels). Onderstaande is geen theorie, maar echt geconstateerd.
Het is goed om een aantal zaken in acht te nemen bij het bijwonen van een vergadering van videoconference met meer dan 3 personen. Bijna alle adviezen hieronder zijn logisch en zou je ook doen bij een fysieke vergadering…..
Voorbereiding
Check of je internetverbinding voldoende is voor beeld. Anders beperk je tot audio. Bij het installeren van het programma, maak een testverbinding en controleer alles.
Check ook of de belichting in orde is. Het mag niet te donker of te licht zijn.
Men is niet geïnteresseerd in je nachtkleding of je oude polo, dus je komt netjes verzorgd naar de vergadering.
Kom op tijd. Niets irritanter voor de rest als na 5 minuten nog mensen aansluiten, goedemorgen beginnen te roepen en beginnen te vragen wat er aan de hand is. Log op tijd in het programma in en ga klaar zitten.
Zorg voor een goede agenda. Bij meer dan 4 mensen, deel deze vooraf en de voorzitter kan deze bijvoorbeeld ook live delen.
Als er documenten gedeeld moeten worden tijdens de vergadering, zorg ervoor dat je deze vooraf hebt opgezocht en opgestart hebt, zodat je tijdens de vergadering zo min mogelijk hoeft te zoeken.
Sommige systemen bieden de mogelijkheid om de vergadering op te nemen. Als je dat doet, zorg ervoor dat alle deelnemers het hier mee eens zijn.
Voor zover mogelijk, probeer met een goede kwaliteit headset te werken.
Omgeving
Zorg voor een rustige omgeving waar de huisgenoten (kinderen, partners, huisdieren, papagaaien e.d.) geen afleiding geven tijdens het gesprek.
Zorg voor een rustige achtergrond van je camera beeld. Geen afleiding zoals bewegende gordijnen, muziek of verkeer op de achtergrond. (veel programma’s geven de mogelijkheid om de achtergrond te laten vervagen)
Zorg voor een compleet beeld van jezelf. Zit recht voor de camera op gepaste afstand. Te ver af is niet prettig maar te dichtbij ook niet. Zorg dat de camera niet te laag staat opgesteld. Niemand wil je neusharen kunnen tellen.
Tijdens de vergadering
Weet dat iedereen een close-up van je krijgt. Ook als je niet aan het woord bent. Neuspeuteren, nagelvijlen, roken, restjes ontbijt uit je tanden peuteren, of op de achtergrond een spelletje spelen is af te raden. Filmpjes van hoe mensen op de achtergrond uitgebreid naar het toilet gaan (met bijbehorende geluidseffecten) zijn in verschillende variaties te vinden.
Zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent. Het systeem is erop gebouwd om waar geluid vandaan komt focus te geven en naar voren te halen. Als iemand hoest of bijvoorbeeld ‘goed idee’ roept, haalt dit de focus weg bij de echte spreker en valt daar de microfoon weg.
Praat niet door elkaar heen. Als je zelf iets wil toevoegen in de discussie, steek je hand op en de voorzitter geeft je het woord.
Als je iets tegen één persoon wil zeggen, overweeg dit via de bijbehorende chat buiten de vergadering te doen.
Wees bewust waar je microfoon is. Als je wegkijkt tijdens het spreken, kan het zijn dat men je niet meer goed verstaat. Geen hand voor de mond houden bij het spreken. (altijd trouwens!)
Hou de aandacht bij de vergadering en ga niet ondertussen iets anders doen. Dat ziet iedereen direct.
Let op de luisteraars als je spreekt, dan kun je zien of men je goed verstaat en begrijpt.
Als we allen deze grondregels in acht nemen wordt de thuiswerkervaring en online samenwerking een stuk effectiever en aangenamer.