• Guido Palm

IT voor het MKB: Drie-stappenplan eenvoudig automatiseren

Aan de slag of… toch nog een hobbel nemen?


Eindelijk is het zover. Na verhelderende gesprekken met je IT-adviseur zijn we er samen uit. Nu alleen nog bestellen en implementeren. We zijn er bijna, maar nog niet helemaal.


Vergelijk aanbieders


Schot voor open doel? Vergelijken is op en top Nederlands. Kijken, kijken… niet kopen, die woorden kennen ze op de buitenlandse bazaar allemaal. Toch worden vaak appels met peren vergeleken. En dan kom je van een koude kermis of in dit geval bazaar thuis.


Hoe? Stel je bent ooit begonnen als klein installatiebedrijf met een tiental mensen in dienst. Het bedrijf groeide jarenlang gestaag en alles liep op rolletjes. Tijdens de bouwwoede in de coronaperiode bleef je telefoon rinkelen en je e-mailbox overstromen. Je verdrievoudigde het aantal werknemers in twee jaar tijd. Nu loopt niets meer op rolletjes. Jij werkt langer en harder maar verdient naar verhouding minder.


Je klopt bij mij aan voor advies. En wat blijkt, de bereikbaarheid van je bedrijf is niet meegegroeid. Alle telefoontjes en e-mails lopen via het hoofdkantoor. Je werknemers zijn vaak niet bereikbaar voor klanten. Ook weten ze niet hoe ze andere collega’s kunnen bereiken. Overal verlies je tijd en geld. We besluiten de bereikbaarheid te vergoten met een nieuw telefoonsysteem.


Aan de slag

We gaan aan de slag en maken een lijstje met eisen en wensen: intern onbeperkt gratis bellen, genoeg data per telefoon, live traffic information, handsfree, 100 belminuten, doorschakelen bij geen gehoor, service bij storing, onderling doorverbinden, beschikbaarheid zien van collega’s, voicemail aanzetten etc. Medewerkers kunnen kiezen tussen verschillende toestellen. Pas daarna gaan we vergelijken. Je hebt niets aan 1000 belminuten-met-gratis-Spotify-abonnement, ook al is dat goedkoper. Je wilt een pakket dat bij je behoeftes past. Flexibel abonnement, want je wilt kunnen groeien. Een aanbieder bij wie je databundels en belminuten kunt delen. We kijken wie de juiste pakketen kan aanbieden. Geen appels met peren vergelijken dus!


Onderhandelen

De laatste stap oftewel hobbel die je moet nemen, bestaat uit onderhandelingen met de telefoonaanbieder. Dit kun je zelf doen of laten doen. Probeer niet het onderste uit de kan te halen. Je wilt een duurzame relatie met de aanbieder opbouwen. Dit gaat alleen lukken als beide partijen tevreden naar huis gaan na de onderhandelingen. Aandachtspunten:

  • Blijf altijd beleefd.

  • Contractvoorwaarden gaan verder dan prijs en functionaliteit.

  • Welke service is inbegrepen? Wat gebeurt er als je over een paar jaar wilt verhuizen.

  • Kan er tussentijds worden bijgestuurd met bundels en voorwaarden?


Uitrollen en intern opleiden

Dat hoeft niet zo fancy te zijn, als het klinkt. Maar test voor de invoering het nieuwe systeem met je medewerkers. Zorg dat alle basisinformatie ook op een velletje papier met de telefoons wordt meegegeven. Neem de meest voorkomende vragen mee en wees die voor. Kijk wie er makkelijk mee om kan gaan en wie niet. Geef een werknemer met affiniteit voor technische snufjes de mogelijkheid zich hierin te verdiepen. Dan kan hij collega’s helpen die niet zo handig zijn. Eindig zoals je bent begonnen: Keep it simple!



21 weergaven