Waarom hier speciale aandacht aan geven?
Door het kiezen voor een gedegen selectietraject kan de organisatie vooraf risico’s onderkennen en meer zekerheid krijgen over het geleverde systeem of apparaat. Beter vooraf weten waar de mogelijke aandachtspunten zijn, dan achteraf tegen teleurstellingen aan lopen.
Bij het implementeren van een nieuw softwarepakket is het belangrijk om daar gestructureerd mee om te gaan.
Daarnaast dient u te weten welke functionaliteit gewenst of vereist is voor uw organisatie en processen. Na deze inventarisatie is de volgende stap de verschillende eisen en wensen te categoriseren.
Hierbij hanteren we het MoSCoW-principe. In het kort komt het erop neer de verschillende functionaliteiten te categoriseren in: Eisen, Wensen, Leuk om te hebben en de categorie “zeker niet”.
Let op dat er niet alleen gekeken wordt naar functionele eisen, maar ook naar de ‘niet-functionele’ eisen zoals onder andere:
· organisatie en betrouwbaarheid van de leverancier
· snelheid van het softwarepakket
· innovatiekracht
· support en service eisen
· prijs
· beschikbaarheid van het systeem
· etc.
Hoe
Bij een selectietraject doorloop je in grote lijnen 5 stappen:
1. Bepalen van de eisen en wensen;
2. Opvragen van informatie bij mogelijke leveranciers;
Gebruik hierbij open vragen en vraag ook hoe een bepaalde functionaliteit is geïmplementeerd;
3. Een vergelijking maken, bijvoorbeeld in Excel, van alle antwoorden die teruggekomen zijn van de leveranciers;
4. Neem de top twee of top drie en vraag een uitgebreide demo aan de leveranciers zodat ze kunnen laten zien op basis van een eigen script hoe hun pakket werkt.
5. Ga de onderhandeling over de prijs en de voorwaarden aan. Hou daarbij ook rekening met de klantenservice en ontwikkeling op de langere termijn. Neem zeker een clausule op om zeker te zijn dat u nergens aan vast zit na een proefperiode. Of maak afspraken over een uitgebreide “proof of concept” of test.
Valkuil
Te veel focussen op functionaliteit en geen oog hebben voor andere aspecten zoals o.a. betrouwbaarheid, snelheid en leveranciersondersteuning.
Tip
Pak het gestructureerd aan en neem de leverancier mee in de besluitvorming. Zorg dat bij de uitvraag dat ze ook uitleggen hóe ze bepaalde zaken ingeregeld hebben.